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La comunicazione efficace con il proprio responsabile

Quando si comunica con il proprio Responsabile valgono tutte le regole sulla buona comunicazione che puoi approfondire nel Corso Comunicare efficacemente (regole base).

Ma c’è dell’altro, che potrai approfondire in questo modulo e ricade in 4 ambiti principali:

Vediamo nel dettaglio di cosa stiamo parlando.

La riformulazione

La riformulazione consiste nel restituire al nostro interlocutore quanto egli ha appena verbalizzato utilizzando le sue stesse parole, oppure con una parafrasi delle stesse. In questo caso gli dimostriamo interesse verso quel che dice e, al tempo stesso, verifichiamo di aver compreso correttamente il senso del suo discorso. Se non dovesse approvare la nostra riformulazione, infatti, avrà modo di correggerla. Inoltre, in questa dinamica il Responsabile ha a disposizione del tempo per riflettere ed assicurarsi di aver ben chiarito a se stesso e a noi cosa si aspetta dal nostro operato.

La versione più semplice della riformulazione inizia con le parole: “Mi stai dicendo che…, giusto?”.

Le domande

Le domande servono ad esplicitare alcuni aspetti, come priorità e criticità, che il Responsabile può aver tralasciato di spiegarci, magari considerandoli ovvi. Ma è sempre suggerito fare la domanda quando se ne sente il bisogno. Come diceva Oscar Wilde, “le domande non sono mai indiscrete; lo sono, talvolta, le risposte”, ed è meglio passare per stupidi e chiedere piuttosto che andarsene con dei dubbi sul da farsi.
Domanda allora, senza paura!

Il feedback

Ecco qui due regole d’oro quando si tratta di dare un feedback al proprio Responsabile:
– usare quello che, nel coaching, tecnicamente si chiama permission protocol: chiedergli se vuole sentirsi dire come noi vediamo la situazione; insomma, se sarà lui a darci la parola, si sentirà rispettato nel suo ruolo e sarà più probabile che ascolti non attenzione ciò che abbiamo da dirgli;
– presentare il nostro feedback come un punto di vista, o come possibili idee o soluzioni: mai come in questo contesto è sconveniente salire sul pulpito per emanare verità, ma è preferibile abbracciare l’umiltà di presentare i propri pensieri solo in quanto tali, come un parere personale.

La gestione del problemi

E quando ci tocca di riferire un problema o esprimere disaccordo con il nostro Responsabile, occorre farlo con tatto, senza soffermarsi solo sul problema, ma spiegando il proprio punto di vista e come si collega agli obiettivi del team e dell’organizzazione. Dopo avergli proposto delle possibili soluzioni, alle quali abbiamo già pensato proattivamente, ci possiamo mettere a disposizione per ascoltare il suo parere e risolvere la situazione.

Altri 2 piccoli consigli riguardano il modo in cui entri in relazione, e le parole che usi. In particolare:

  • Sii positivo: immagina la conversazione aspettandoti un buon risultato. Senti le emozioni positive che emergono e affronta il tuo Responsabile con rispetto.
  • Utilizza ‘penso che’ invece di “però“: se il tuo Responsabile ti chiede di fare qualcosa in un modo diverso, non dire ‘Sì, però non sono sicuro se funzionerà” puoi dire: “penso che in questo modo potrebbe funzionare ancora meglio.